Traductores, ¿cómo gestionáis vuestro correo electrónico?

Traducafé Tecnología de la traducción
1

Hola a todos:

Después de haberme pasado media mañana respondiendo correos, se me ha ocurrido que podía ser interesante compartir trucos y consejos sobre gestión del correo electrónico. Creo que a muchos nos podría interesar tener un espacio en el que compartir programas nuevos que probar, funciones ocultas de los programas ya conocidos o tips para mejorar nuestra productividad.

En mi caso, utilizo Gmail casi desde el principio. Lo utilizo con el correo estándar de Gmail que me hice hace años y, además, como gestor de correo de otras cuentas que he vinculado con reenvíos POP/IMAP. Uno de los primeros dilemas que me surgieron cuando empecé fue si realmente era necesario tener un correo con dominio propio. En mi experiencia, actualmente no es estrictamente necesario, puesto que hoy día muchos de mis colegas usan cuentas de Gmail u Outlook por su fiabilidad sin que eso les reste branding. Aunque la mayoría, al igual que yo, tiene también una o varias cuentas con dominio propio vinculadas.

Aunque no me considero un usuario pro de Gmail, sí que uso algunas de sus funciones avanzadas, entre las que destacaría:

  • Uso de etiquetas de colores para categorizar mis correos por clientes (quizá esta es la función que uso con más meticulosidad).

  • Programación de envíos (añadido recientemente, antes había que usar extensiones como Boomerang y otras por el estilo).

  • Pestañas adicionales de promociones, notificaciones, social, foros, etc., para que en la bandeja de entrada principal solo entren los mensajes importantes.

  • Firma de correo personalizable (desde Configuración).

  • Redacción inteligente (añadido recientemente, se hace un poco tediosa al principio, pero cuando te acostumbras te ayuda a ahorrar tiempo).

  • Extensiones de aplicaciones de almacenamiento en nube tipo Dropbox para adjuntar archivos con más facilidad.

  • Programación de recordatorios de respuesta a correos sin contestar según importancia o urgencia.

  • Vinculación al calendario y otras apps de Google como Drive, Documentos, Formularios, etc.

En general, estoy muy satisfecho con Gmail y con lo que me ofrece. No me ha fallado nunca desde que lo he tenido y me siento tan cómodo que no me planteo cambiar a otro proveedor. En su día probé gestores de correo como Outlook o el Thunderbird de Mozilla, que aún sigue actualizándose, pero no logré hacerme a ellos. No tengo muy claro por qué, pero recuerdo que sus interfaces me parecían bastante abrumadoras, a pesar de que reconozco que incorporaban muchas funciones interesantes.

Y poco más tengo que añadir. Ya veis que no hago un uso muy especial de Gmail, precisamente por eso me gustaría saber cómo gestionáis vosotros vuestros correos y qué truquitos tenéis para ser más productivos. No ya solo en cuanto a la herramienta que uséis (imagino que la mayoría usáis Gmail), sino también a cómo os organizáis para contestar correos sin que eso mine vuestra productividad.

¡Os leo! :slight_smile:

TraduversiaCorreoE
TraduversiaCorreoE.png800×483 328 KB

2 Me gusta
2

Buenas tardes, Rafa:
Es mi primera publicación en el foro, intentaré explicarme bien.
Gmail lo he usado, como (casi) todos, evidentemente. Actualmente yo ultilizo Outlook porque me permite gestionar los correos de varias cuentas al mismo tiempo. Si esto mismo quisiera hacerlo desde la versión web de Gmail necesitaría varias pestañas (correo personal, profesional, universidad…), lo que a final haría un trabajo incómodo para mi, al menos desde mi punto de vista.
Desde Outlook tengo carpetas por clientes. De esta manera, lo que hago es que cuando estoy trabajando en un encargo dejo los correos en la bandeja de entrada. Al finalizarlo, lo muevo a la carpeta del cliente y así puedo archivarlo. Esto me facilita el control de la bandeja de entrada principal y además, si quiero buscar un proyecto concreto, voy directamente a la carpeta del cliente. Si bien es cierto que todavía no tengo demasiados.
Estoy de acuerdo en lo de que Outlook es muy farragoso. A primera vista echa para atrás la cantidad de funciones que tiene. Para mi no es un problema, porque solo utilizo algunas básicas y el resto las voy descubriendo poco a poco.
Además, puedes poner etiquetas como también tienes en Gmail.
Para esto, como para todo, cada uno debe utilizar la herramienta con la que se sienta más cómodo. Tenemos la gran suerte de vivir en una sociedad en la que los gestores de correo de actualizan constantemente.
Espero haber sido de ayuda, un saludo, Mar.

1 me gusta
3

Hola, Mar:

Mil gracias por tu aporte y por compartir tu experiencia tanto con Outlook como con Gmail. Aunque entiendo que, en teoría, para abrir las bandejas de entrada de Gmail tendríamos que abrirlas en varias pestañas, en la práctica podemos optar por trucos como configurarnos reenvíos POP/IMAP de nuestras cuentas a Gmail, o incluso podemos importar cuentas directamente mediante POP también. Así que, aunque reconozco que la configuración es algo tediosa, sí que es posible tener todas las cuentas centralizadas en Gmail.

En cuanto a Outlook, tomo nota de toda la info que has compartido. Tu mensaje me ha inspirado a a darle una nueva oportunidad, así que lo probaré durante unos días para ver qué tal me va. Así podré comparar sus funcionalidades con Gmail y seguir nutriendo el hilo.

Un saludo y nos seguimos leyendo por aquí. :slight_smile:

1 me gusta
4

Hola, Rafa.

Al igual que tú, también utilizo Gmail con las funciones que comentas. No obstante, desde hace unos meses he decidido que mi cuenta de trabajo pase a estar en Protonmail. La razón es la privacidad. Como bien sabemos, Google tiende a husmear demasiado en la información que enviamos por correo electrónico y es algo que no me hace demasiada gracia.

Para consultar Protonmail, utilizo Outlook 2016 con configuración IMAP y un programa puente para que las conexiones permanezcan encriptadas. Es cierto que es más básico en cuanto a las funcionalidades que ofrece Gmail, pero creo que es una buena alternativa si lo que quieres es privacidad.

De este proveedor de correo electrónico existe una versión gratuita de 500 Mb de espacio. Después, se pasa a las opciones de pago. La que utilizo yo es la Plus que no es muy cara y, de momento, cumple con mis necesidades.

Saludos.

1 me gusta
5

Hola, Jesús. Muchas gracias por descubrirnos Protonmail. Es la primera vez que leo sobre esta herramienta y la verdad es que me parece muy interesante. Personalmente, estoy en un momento en el que cambiar de correo se me haría muy cuesta arriba, puesto que me he hecho a Gmail y al final acabo echando de menos algunas funciones o modos de hacer las cosas. Será que me estoy volviendo ya mayor, jeje. Pero investigaré Protonmail cuando tenga un rato. :wink:

En cuanto a Outlook, juro que le he dado una oportunidad en los últimos 7 días para probarlo, pero nada, no ha habido forma. Probé a crear varias reglas y carpetas para ir archivando el correo de una manera similar a como se archiva en Gmail en las pestañas de Promociones, Notificaciones, etc. Pero he observado que a veces me fallaba la sincronización o que había algo de latencia (los correos llegaban un poco antes a Gmail que a la bandeja de Outlook, lo que también afectaba a las notificaciones del smartphone). En algún caso me ha notificado con 20 o 30 minutos de retraso, y ha sido precisamente eso lo que ha hecho que vuelva a descartarlo. Quizá es problema mío o es algo que se pueda corregir de alguna forma, pero no me he querido entretener más.

De todas formas, para no rendirme, me he dejado configurado otro correo personal en Outlook para bichear sus funciones y poder compararlo con Gmail con más criterio. También planeo hacer algo parecido con Thunderbird, que en su día estaba bastante bien.

Como siempre, si conocéis/usáis otros programas o trucos para gestionar el correo, os invito a compartirlos.

Un saludo.

6

Yo precisamente utilizo Thunderbird, que me permite tener todo controlado, desde varias cuentas de correo (personal/trabajo/asociación) a fuentes RSS. Eso sí, al ser un programa aparte y offline, puedes ponerle tú los filtros que quieras, pero olvídate de que te los organice él como hace Gmail por sí mismo. Y en mi caso concreto, hace que se note mucho cuándo no estoy en el PC, porque, al tener configurada mi firma en el propio Thunderbird, cuando contesto desde la app de Gmail en el móvil va simplemente el texto del mensaje sin la firma.

A lo mejor debería mirar de utilizar también una app externa en el móvil que me permita configurar firmas. ¿Vosotros usáis alguna o vais con las de Gmail/Outlook oficiales?

1 me gusta
8

Yo en el móvil utilizo Spark. Permite gestionar las firmas y tener varias cuentas. Lo único malo es que creo que está solo disponible para iOS y no para android.

9

Hola, Marcos.

En mi caso, para el móvil, utilizo la de Outlook que es muy cómoda y discrimina entre correos importantes y de promociones para notificármelo o no. Además, me permite tener firmas personalizadas.

Saludos.

10

¡Hola a todos!

Vaya tema más interesante ha puesto @raflosa sobre la mesa. A día de hoy, seamos traductores o lo que sea, la gestión eficaz del correo es realmente algo muuuuuuy importante si no queremos sentirnos abrumados con la bandeja de entrada. ser efectivos y tener cierto orden.

Ya habéis comentado muchísimas cosas, así que intentaré no repetir.

Yo también soy un fan de Gmail, y a día de hoy no tengo pensando cambiarlo porque realmente me siento muy a gusto con él. No dudo que quizás alguna otra aplicación tenga algo mejor, pero realmente tampoco le exijo demasiado al correo electrónico porque intento ser lo más minimalista posible. En el pasado he usado Outlook, Thunderbird y GroupWise, y sinceramente no tuve nunca ningún problema con ellos. Pero vaya, a día de hoy, me quedo con Gmail porque me resulta supercómodo.

Os cuento lo que creo que puede ayudar a hacer una gestión eficaz del correo:

  • Cancelar la suscripción a correos irrelevantes. El mayor inconveniente del correo electrónico es que nos distrae cosa mala al comprobarlo constantemente. Si son correos de trabajo, bueno, tiene un pase, pero si recibimos un montón de “tonterías”, tipo promociones y demás, pues mal asunto. En ese sentido, las pestañas que comentaba @raflosa de Gmail de Promociones, Notificaciones, etc. vienen de perlas, pero igualmente llega un momento donde tenemos que leer todos esos correos y nos hacen perder tiempo o, peor aún, que siempre tengamos esas pestañas que explotan, lo cual a mí personalmente me agobia. Antes existía Unroll.me para detectar todos esos correos que molestan, pero hubo movidas de privacidad (vendían tus datos) y ahora no se ofrece ni siquiera en Europa por el GDPR. He intentado buscar alternativas, pero o son de pago, o no me funcionan bien. ¿Alguien ha encontrado algo parecido para detectar correos para cancelar la suscripción (que sea gratis y que funcione)? Pero vaya, siempre queda la posibilidad de buscar abajo de un correo “Cancelar suscripción” según los vayas recibiendo y el resultado es más o menos parecido, aunque no tan rápido. :sweat_smile:

  • Filtrar lo irrelevante o que no sea prioritario. Si no puedes cancelar suscripciones porque son correos que recibes sí o sí (como notificaciones de trabajo que no son importantes, como cuando cambia el estado de un proyecto), al menos puedes filtrarlos. Todos los clientes tienen reglas de correo, y basta con poner algunas palabras clave del asunto de estos correos para no verlos nunca a menos que los busques. Eso es interesante, ya que yo, por ejemplo, estoy suscrito a varias listas de correo de traductores, pero no para leer los correos de manera activa, sino porque a veces busco en mi propio correo si se ha hablado de alguna agencia o cosas así. También me viene bien si hay algún lío con un proyecto que me habían asignado al principio pero que ya no me aparece, ya que busco en mi correo si me llegó realmente la notificación (no me interesa que me interrumpa cuando me llega porque ya la veo en la interfaz de otro programa del cliente).

  • Archivar lo que no requiera más acción para tener una bandeja de entrada limpia. Si aplicamos los dos primeros puntos de manera sistemática (lleva tiempo), ya habremos ganado muchísimas cosas. Pero hay otra cosa importante que podemos hacer para sentir libertad, y es no ver nada en nuestra bandeja de entrada que no requiera acción. Sí, me estoy repitiendo, pero es que personalmente me agobia ver la bandeja de correo llena de mil cosas. He tenido unos meses de locos y tengo ahora mismo 11 mensajes en mi bandeja y ya me da cierto agobio, pero espero poder quitarme esas tareas pronto. En serio, probad a archivar TODO vuestro correo ahora mismo y mirad vuestra bandeja de entrada. La sensación de libertad es increíble. Lo malo es cuando vuelven a entrar más correos al poco tiempo. :rofl:

Con esas tres cosas, estoy seguro de que veréis el correo de otra manera, ya sea en Gmail o donde sea.

Como comenta @raflosa, sí que puedes tener varias cuentas de correo en Gmail realmente, @TraduMar. Por ejemplo, todo lo de Traduversia me llega a mi cuenta de Gmail personal; basta con poner una etiqueta visible y así no tengo que estar mirando diferentes cuentas o cambiar de cliente de correo. Eso sí, hay que usar etiquetas y filtros para no liarse (como supongo que en realidad usas con Outlook, ¿no?), pero merece la pena.

Bueno, he dejado ya un buen tocho, pero espero que os parezcan útiles esas tres cosillas. :slight_smile:

P. D.: Gracias por descubrirnos Protonmail, @jesusmgj. A ver si le puedo echar un vistazo. También he usado Yandex Mail, que en este caso es ruso. :stuck_out_tongue:

1 me gusta
11

Gracias por todos los consejos y aportes que habéis hecho, ¡me parecen todos utilísimos! :slight_smile:

Reconozco que este es uno de los aspectos que veo mejorables en Gmail. Llega un momento en el que se hace difícil gestionar todas las suscripciones, tanto las deseadas como las indeseadas. En mi caso, he tenido varios casos de correos que seguían llegando a pesar de hacer clic en “Cancelar suscripción” o incluso de cancelar la suscripción a través de la newsletter de turno. A este respecto, la verdad es que agradezco tener la pestaña de promociones porque, si tengo lío, basta con ignorar la pestaña y gestionar esos correos más adelante.

Totalmente de acuerdo con esto. Yo me puedo pasar semanas con la bandeja de correo con entre 1 y 25 mensajes, pero cuando paso de 10 ya me empiezo a agobiar. Es curioso, porque recuerdo que cuando era estudiante ni siquiera sabía archivar mensajes y tenía la bandeja de correo petada de manera permanente y con toda clase de correos mezclados. Si un día de estos me levantara y tuviera la bandeja así, me daría un patatús. :joy:

Para firmas, durante un tiempo usé la app de WiseStamp, que permite crear firmas personalizadas con diseños muy atractivos y profesionales. No sé si seguirá siendo gratuita, porque ha pasado tiempo desde la última vez que la usé, pero os animo a investigarla porque igual puede serviros para lo que estáis buscando.

Un saludo.

1 me gusta
12

Últimando las vacaciones en la cuenta de mi cliente principal. :grin:

04
Captura de pantalla 2019-08-13 a las 20.57.04.png1633×456 24.1 KB

2 Me gusta
13

¡Qué envidia me das! :stuck_out_tongue:

1 me gusta
14

Hola, Rafa.

¡Interesante entrada! :clap:

También, utilizo Gmail. Por un breve período, utilicé Yahoo Mail, como cuenta soporte.

Mi modo de gestión de correo es:

· Las etiquetas y los colores son muy útiles para organizar los mensajes de acuerdo con el cliente. Apenas llegan los correos, ya voy categorizando para que no se me mezclen.:reminder_ribbon:

· He utilizado algunas veces la programación y la considero ideal para agilizar el proceso y ahorrarnos algunos minutos de sueño (si hay que hacerlo muy temprano, je).:alarm_clock:

· Tanto para la versión estándar como la móvil, suelo tener preredactado (desde Configuración>Firma) respuestas breves para aceptación o declinación de posibles ofertas de trabajo. Ya después, según la ocasión, voy editando sobre la marcha.:pen:

· Utilizo mucho Google Drive para llevar registro de los proyectos asignados.:moneybag:

· Con Gmail, suelo utilizar Texter (app de substitución de texto). En mis entregas, suelo escribir casi siempre lo mismo. Es gratuita y, una vez activada, se puede usar donde sea que se admita ingreso de texto. Es fantástica. Creo que solo se ejecuta en Windows.:clipboard:

· A la «Redacción inteligente» y la «Respuesta inteligente» las utilizo a veces, pero admito que son una buena alternativa para cuando andamos escasos de ideas o de tiempo.:brain:

· Una función que me encanta es «Deshacer el envío». Lo tengo configurado en 30 segundos y me ha salvado cuando me percaté de algún error, de agregar algo o de adjuntar. Y, por qué no, cuando te arrepientes de enviar, ja. ¡Es genial!:sparkles:

· Las «Respuetas automáticas» las utilizo solo para épocas de vacaciones. Solía activarlas para las horas out-of-office, pero ya no.:parrot:

· Por último, pero no menos importante, trato de contestar apenas me escriben. Puedo demorarme, a veces, pero siempre habrá una respuesta.:computer:

¡Bueno, creo que eso es todo! Si recuerdo algo más, vuelvo y agrego. :smile:

¡Saludos desde Córdoba (Argentina!) :smiling_face_with_three_hearts::argentina:

2 Me gusta
15

¡Hola, @mcmtrad!

Muchas gracias por tus aportes, creo que le dan aún más valor a este hilo.

Esta es una de las cosas que más me gustan de Gmail. Reconozco que al principio era bastante metódico y que procuraba asignar un color distinto a cada cliente y demás, pero con el tiempo he acabado usándolas casi como categorías o carpetas, más que como etiquetas, y ahora la mayoría las tengo en color gris porque no tengo tiempo para entretenerme. Aunque igual en algún rato muerto me pongo a darles algo de color. :slight_smile:

Esta función es muy interesante. Yo la utilizo sobre todo para intentar que mis correos se envíen dentro del horario de oficina de mis clientes o, en su defecto, en horas que no sean intempestivas, porque creo que no queda muy bien que un cliente vea que le has escrito a las tantas de la noche.

Esto me parece genial también. Yo utilizo una extensión de Google (esta) que sirve para crear o guardar plantillas de correos, de manera que tengo bastantes respuestas automáticas guardadas, aunque cuando las uso también suelo dedicar un rato a personalizarlas. Tu método de la firma también me parece interesante igualmente.

Un aporte muy interesante. Dejo por aquí el enlace de Texter, por si a algún forero le es de utilidad. :slight_smile: https://texter.softonic.com/

También utilizo con frecuencia todas estas funciones. La de «Deshacer el envío» es la que más utilizo de todas, porque tiendo a cometer los clásicos errores de no releer bien el correo una vez escrito u olvidarme de adjuntar el archivo de la entrega. Gracias por compartir el truco de que puede configurarse, porque no todos los usuarios lo saben. :slight_smile:

Yo esto lo aplico sobre todo con mis clientes o para cuestiones urgentes. Pero, lamentablemente, no puedo aplicarlo en todos los mensajes que recibo, que son muchos, y que me obligan a establecer una priorización para ir contestándolos poco a poco.

¡Un saludo desde Tomelloso (España), @mcmtrad, y te seguimos leyendo por aquí! :slight_smile:

1 me gusta
16

¡Hola, @raflosa!

Muchas gracias por tomarte el tiempo de leer y comentar mi aporte. :+1:

Tomo nota de tus sugerencias y dinámica de gestión. :nerd_face:

Siempre es muy interesante conocer el método de trabajo de cada uno. :writing_hand: Es increíblemente enriquecedor porque son los detalles los que marcan la diferencia y el estilo (o personalidad) de cada colega. :sparkles:

¡Hasta pronto! :hugs:

1 me gusta
17

Yo con esto siempre tengo mis dudas. Supongo que a la persona con la que estás hablando le parecerá genial que le llegue rápido la respuesta, pero siempre me queda la ansiedad del qué pensarán, que está como un obseso mirando el correo, nadie le debe dar trabajo… Seguramente parte del maldito síndrome del impostor :sweat_smile:

18

Hola, @Marcoscb.

Lo hago por educación. Por suerte, trabajo siempre hay. :blush:

Buen fin de semana.

19

¡Interesante perspectiva!

Entiendo lo que dices, @Marcoscb, yo alguna vez lo he pensado. Pero créeme que intento contestar rápido incluso si estoy bastante liado porque me he acostumbrado a la comunicación profesional medianamente rápida. Otra cosa son los correos de gente que me pregunta otras cosas y demás, pero los correos sobre proyectos y demás intento responderlos rápido.

Normalmente suelo escribir a gestores de proyectos (me suelen escribir quiero decir más bien), los cuales creo que agradecen bastante la rapidez. Por ahora no me ha ido mal, y por suerte tampoco recibo tantos correos, que no hay que olvidar que, mientras se está en el correo, no se está traduciendo o revisando. :stuck_out_tongue: